Backoffice voor intermediairs

Wij bieden een breed scala aan contractmogelijkheden voor uitzenden, detacheren en payrolling, waarbij we het werkgeverschap volledig of gedeeltelijk op ons nemen. Wat ons uniek maakt, is onze duo-werkgeversconstructie bij uitzenden, een model dat na de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020 noodzakelijk werd. Deze constructie stelt ons in staat om niet alleen juridisch werkgever te zijn, maar ook een actieve rol te spelen in het werving- en selectieproces, wat vereist is om een uitzendcontract te mogen aanbieden.

Met duo-werkgeverschap staat zowel Easyworx als de klant op het contract. Easyworx is de juridisch werkgever, terwijl de klant verantwoordelijk is voor een juiste inschaling van de medewerker, gebaseerd op de toepasselijke cao-voorwaarden. Deze aanpak biedt zowel flexibiliteit als zekerheid voor onze klanten. Het risico voor loondoorbetaling bij ziekte ligt bijvoorbeeld volledig bij ons, en wij zorgen ervoor dat alle contracten voldoen aan de actuele wet- en regelgeving, inclusief de inlenersbeloning en signaleringen voor loonsverhogingen en pensioenen.

In tegenstelling tot payroll, waar Payroll Select exclusief als juridisch werkgever fungeert en de volledige cao wordt overgenomen, biedt uitzenden op basis van duo-werkgeverschap meer flexibiliteit voor intermediairs. Medewerkers krijgen een contract in fase A (volgens de ABU-cao), zonder loondoorbetalingsverplichting, wat inhoudt dat als er geen werk meer is, het contract eenvoudig kan eindigen zonder verdere verplichtingen voor de intermediair. Dit biedt een groot voordeel als een medewerker bijvoorbeeld geen goede match blijkt te zijn met de opdrachtgever. Direct beginnen met een detacheringsovereenkomst behoort ook tot de mogelijkheden.

Het uitbesteden van je backoffice verlicht bovendien je administratieve lasten aanzienlijk. Wij verzorgen de salarisverwerking, facturatie en debiteurenbeheer, waardoor jij tijd en geld bespaart. Met een vaste accountmanager ben je verzekerd van persoonlijk en efficiënt contact, terwijl wij ervoor zorgen dat je onderneming volledig voldoet aan de arbeidswetgeving en sociale zekerheidseisen. Dit beschermt je tegen juridische risico’s en versterkt je reputatie bij zowel opdrachtgevers als kandidaten.

Bij Easyworx kun je al jouw administratieve en financiële backoffice-taken uitbesteden, zodat jij meer tijd hebt om je te richten op het plaatsen van personeel en het uitbreiden van je uitzendbureau. Wij nemen alle tijdrovende taken van je over, van urenregistratie en personeelsadministratie tot salarisverwerking en het opstellen van contracten.

Voorbeelden van taken die je aan ons kunt uitbesteden:

• Urenregistratie van het geplaatste personeel
• Personeels- en salarisadministratie
• Opstellen van contracten
• Facturatie aan opdrachtgevers en debiteurenbeheer
• Bijhouden van wet- en regelgeving en cao-voorwaarden
• Begeleiding bij ziekte en arbeidsongeschiktheid van medewerkers
• Klantenservice

Daarnaast zorgen wij voor een vlekkeloze salarisadministratie. Onze service omvat:

• Verwerking van (online) urenbriefjes
• Stipte salarisbetaling (woensdag-donderdag) met frequentiekeuze: 24 uur, 7 dagen, 14 dagen of 30 dagen
• Declaraties en onkostenvergoedingen
• Loonstroken en jaaropgaven
• Afdrachten van premies en belastingen
• Reserveringen en vakantiegeld
• Mutaties en loonbeslagen
• Werknemersverklaringen en zwangerschapsuitkeringen
• 24/7 nieuwe opdrachtgevers en kandidaten plaatsen en/of verlengen

Met ons als jouw backofficepartner ben je verzekerd van deskundige en betrouwbare ondersteuning, zodat jij je volledig kunt richten op het succes van jouw uitzendbureau.

Een belangrijk voordeel van het uitbesteden van je backoffice, is dat wij ook de voorfinanciering voor onze rekening nemen. Wij zorgen ervoor dat de salarissen van je werknemers en jouw marge als intermediair al worden uitbetaald, zelfs voordat jouw klant heeft betaald.

Voor veel uitzendbureaus vormt dit een grote kostenpost en een risico, aangezien werknemers vaak wekelijks worden uitbetaald, terwijl de opdrachtgever pas na 30 dagen betaalt. Wij nemen dit volledige risico van je over. Daarnaast hoef je je geen zorgen te maken als een klant niet betaalt of failliet gaat – jouw marge blijft van jou, want wij dragen ook dat risico.

Wij regelen de volledige facturatie en het debiteurenbeheer voor jouw uitzendbureau. Wij versturen facturen desgewenst met jouw eigen logo, zodat jij zichtbaar blijft voor je klanten. De klant ontvangt één factuur waarin zowel de loonkosten als jouw marge zijn opgenomen. Jij ontvangt je marge direct, zonder te hoeven wachten tot de klant heeft betaald. Bij wekelijkse facturatie krijg je dus ook wekelijks je marge uitgekeerd.

Heb je specifieke wensen zoals ruimere betaaltermijnen, gebruik van een G-rekening of automatische incasso? Dat kan allemaal. Bovendien, bij ziekte van een werknemer nemen wij de loondoorbetaling op ons, terwijl de klant hiervoor niet wordt gefactureerd.

Wij nemen ook het volledige debiteurenbeheer en incassotraject uit handen. Dit betekent dat wij kredietchecks uitvoeren, betalingsherinneringen versturen en in geval van wanbetaling de vordering uit handen geven aan incassospecialisten.

Wil je liever zelf de facturatie en incasso beheren? Ook dat is mogelijk. Je kunt ervoor kiezen om zelf de verkoopfacturen naar jouw klanten te sturen en zo het directe klantcontact te behouden. Dit biedt je de voordelen van onze backofficediensten, inclusief voorfinanciering van lonen, terwijl jij de controle houdt over de facturatie en de omzet door jouw bedrijf laat lopen.

Wij begrijpen de verantwoordelijkheid die professioneel werkgeverschap met zich meebrengt. Daarom is onze backofficedienst voor intermediairs volledig gecertificeerd en voldoet deze aan de hoogste normen. Zo zijn wij geregistreerd bij de Stichting Normering Arbeid (SNA), voldoen we aan de NEN 4400-1 norm en beschikken we over het VCU-certificaat. Bovendien zijn we lid van de ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen), wat extra garanties biedt voor zowel intermediairs als opdrachtgevers.

NEN 4400-1 Certificering
Bedrijven die werken volgens de NEN 4400-1 norm, bieden zekerheid op het gebied van arbeidsrechtelijke verplichtingen. Dit betekent dat opdrachtgevers minder financiële risico’s lopen en gevrijwaard zijn van inlenersaansprakelijkheid. Onze certificering geeft de garantie dat wij voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom loon- en belastingbetalingen, wat onze betrouwbaarheid versterkt.

Lidmaatschap ABU
Als lid van de ABU moeten we voldoen aan strikte kwaliteitseisen. Dit omvat veiligheid op de werkvloer, correcte toepassing van arbeidsvoorwaarden, en de tijdige afdracht van sociale premies. Door periodieke audits is de kwaliteit van onze dienstverlening voortdurend gewaarborgd. Bovendien hanteren we de ABU-cao, wat zorgt voor heldere afspraken met betrekking tot de rechten van uitzendkrachten.

Stichting Normering Arbeid (SNA)
Het SNA-keurmerk staat voor betrouwbaarheid in de uitzendbranche. Door te voldoen aan deze norm wordt gecontroleerd of alle wettelijke verplichtingen, zoals belastingafdrachten en loonbetalingen, correct worden nageleefd. Dit zorgt ervoor dat opdrachtgevers niet te maken krijgen met ongewenste aansprakelijkheden of boetes.

VCU-certificering
Met ons VCU-certificaat laten we zien dat we ook intermediairs ondersteunen die actief zijn in sectoren waar veiligheid op de werkplek een belangrijke rol speelt, zoals de bouw en petrochemie. Dit certificaat bevestigt dat wij veiligheid serieus nemen en dat plaatsingen altijd voldoen aan de vereiste veiligheidsnormen.

G-rekening
Om zekerheid te bieden over de correcte afdracht van premies en belastingen, maken wij gebruik van een G-rekening. Dit is een geblokkeerde bankrekening die speciaal wordt gebruikt voor betalingen aan de Belastingdienst, waardoor opdrachtgevers beschermd worden tegen eventuele risico’s.

Verklaring van goed betalingsgedrag (WKA)
Elk kwartaal ontvangen wij van de Belastingdienst een Verklaring van Goed Betalingsgedrag. Dit document toont aan dat Wij altijd op tijd de loonbelasting en sociale premies afhandelen, wat extra zekerheid biedt aan onze klanten.

Wij nemen de volledige afhandeling van ziekte- en betermeldingen van werknemers voor onze rekening. We zorgen voor de naleving van de Wet Verbetering Poortwachter en begeleiden zieke werknemers tijdens hun re-integratietraject.

Middels ons portaal Easyoffice wordt alles vastgelegd en geregeld binnen één digitaal systeem. Dit portaal hebben we in eigen beheer en is zowel via de browser als middels een app te gebruiken.