De opbouw van een personeelsdossier
Dossieropbouw is een samenvattende term voor het schriftelijke vastleggen van afspraken, instructies, gesprekken, waarschuwingen en beoordelingen. Er zijn voor werkgevers verschillende redenen waarom het van belang is om te werken met een personeelsdossier:
- Dossieropbouw past bij goed werkgeverschap;
- Dossieropbouw schept duidelijkheid;
- Dossieropbouw is nodig bij ontslag.
De opbouw van een personeelsdossier kan ingedeeld worden door middel van vijf hoofdgroepen:
- Persoonlijke gegevens;
- Contracten & arbeidsvoorwaarden;
- Functioneren & ontwikkeling;
- Ziekteverzuim;
- Diversen & bijzonderheden.
De bewaartermijn van persoonsgegevens
Voor personeelsdossiers is er geen standaard bewaartermijnen die voor alle gegevens gelden. Gegevens uit de salarisadministratie (fiscale gegevens) zijn zeven jaar geldig. Sommige persoonsgegevens (loonbelastingverklaring en identiteitsbewijs) moeten op grond van wettelijke verplichtingen vijf jaar bewaard blijven.
Voor waarschuwingen of verslagen is er geen wettelijke bewaartermijn. Als werkgever kan je er wel belang bij hebben om deze waarschuwingen of verslagen te bewaren voor bijvoorbeeld een procedure over een disfunctionerende werknemer. Wanneer een medewerker uit dienst treedt, heb je geen belang meer bij het bewaren van dit soort gegevens. Wanneer er bijvoorbeeld nog een procedure loopt, moet je de gegevens binnen twee jaar naar beëindiging verwijderen.
Personeelsdossier en payroll
Laat je je personeel verlonen op payrollbasis door payroll select, dan wordt het grootste gedeelte van het dossier al gevormd als je de mensen gaat inlenen. Denk hierbij aan het vastleggen van de persoonlijke gegevens, contracten en arbeidsvoorwaarden en ziekteverzuim. Daarnaast is het van belang dat je zelf het functioneren, de ontwikkeling en de persoonlijk gemaakt afspraken vastlegt. Bijvoorbeeld de notities en gemaakte afspraken tijdens een functionerings- of beoordelingsgesprek.