Wat is payroll?
De meeste ondernemers die medewerkers verlonen met een payrollovereenkomst, doen dat om het juridisch werkgeverschap en de personeelsadministratie uit handen te geven. Maar wat is payroll nou precies?
Wat houdt payroll precies in?
Verlonen op payrollbasis heeft een aantal belangrijke voordelen. Zo ben jij als ondernemer vrij van werkgeversrisico’s en -plichten. Jij hoeft je dus niet meer bezig te houden met de personeelsadministratie en draait niet op voor de kosten van doorbetaling bij ziekte of arbeidsongeschiktheid en hoeft geen (ontslag)vergoedingen uit te keren.
Het enige waar jij nog verantwoordelijk voor bent is de werving & selectie en het aansturen van de werknemers. Jij bepaalt wat een werknemer gaat verdienen (conform cao), doet de functionerings- en beoordelingsgesprekken en beslist of contracten worden verlengd of niet.
Kortom, met payrolling werf en begeleid je zelf jouw medewerkers en de rest besteed je uit. Om een volledig antwoord te geven op de vraag ‘wat is payroll?’ leggen we je graag meer uit!
Wat is de betekenis van payroll?
De letterlijke vertaling vanuit het Engels van payroll (ook wel payrolling) is ‘loonlijst’. Maar in Nederland wordt het vooral gebruikt als benaming voor het uitbesteden van de salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap van medewerkers.
Maar hoe ziet zo’n payrollconstructie er nou precies uit? De ondernemer selecteert zelf zijn medewerkers en vraagt een gecertificeerd payrollbedrijf om hen in dienst te nemen.
De werknemer staat dus op de loonlijst van het payrollbedrijf. Vervolgens worden zij ingeleend, net als bij uitzenden of detacheren. De makkelijkste uitleg van payrollen is dan ook: uitzenden zonder werving.
Wat doet een payrollorganisatie?
Nu je weet wat payroll is, is het ook handig om te weten wat een payrollorganisatie voor een ondernemer doet.
Een payrollorganisatie neemt een hoop werk van ondernemers uit handen. Maar let goed op: niet bij elke organisatie zitten dezelfde voorwaarden en diensten bij de prijs (=omrekenfactor) inbegrepen.
Is Payroll Select het bedrijf waarmee je wil gaan samenwerken? Bij ons zitten de volgende verantwoordelijkheden en diensten bij de omrekenfactor inbegrepen:
Verantwoordelijkheden van de inlener bij een payrollconstructie
De payrollorganisatie neemt dus alle juridische verplichtingen over zoals salaris uitbetaling, arbeidscontracten, versturen van jaaropgaves, betalen van premies, versturen van loonstroken, risico van ziekte etc.
Maar de inlener heeft wel degelijk verantwoordelijkheden. Volgens de Arbowet is de inlener verantwoordelijk voor het toezicht op de werkvloer en de werkomstandigheden van de payrollmedewerker.
Daarnaast moet de inlener waken over de gezondheid en veiligheid van zowel zijn vaste medewerkers als de payrollmedewerker.
Verschil tussen materiële, formele en juridische werkgever
Er is een belangrijk verschil tussen de materiële werkgever enerzijds en de juridische/ formele werkgever anderzijds.
De payrollonderneming is op papier de werkgever, maar het is de opdrachtgever (inlener) die het gezag uitoefent. Het makkelijkste is om dit uit te leggen aan de hand van een voorbeeld.
Voorbeeld uit de praktijk
Voorbeeld: Een orderpicker voert taken uit voor bedrijf Y, maar bedrijf X betaald de
orderpicker uit en zorgt voor bijvoorbeeld de opbouw van vakantiegeld en pensioen.
Materiële werkgever
- Inlener (bedrijf Y) heeft het materiële werkgeverschap omdat de orderpicker (payrollmedewerker) daar zijn werkzaamheden uitvoert.
- Inlener (bedrijf Y) heeft dagelijks toezicht, dit is relevant voor de Arbowet.
Praktijk: geen verschil tussen eigen medewerkers en payrollmedewerkers.
De materiële werkgever heeft echter geen arbeidsovereenkomst getekend met de orderpicker. Dit heeft bedrijf X gedaan, de juridisch werkgever.
Juridisch/formele werkgever
- Verantwoordelijk voor salarisadministratie en loonuitbetaling aan de orderpicker (payrollmedewerker).
- Als juridisch werkgever (=formele werkgeverschap) draagt bedrijf X de verantwoordelijkheid van alle verplichte werkgeverslasten, zoals loondoorbetaling bij ziekte, ontslagkosten en verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid en pensioen.
Praktijk: de orderpicker merkt hier niks van en wordt keurig op de uitbetaaldata uitbetaald.
Bijkomstigheden bij het inhuren van een payrollbedrijf
Wil je samenwerken met een payrollbedrijf? Dan is het goed om te weten dat een payrollmedewerker altijd onder de cao valt die binnen jouw bedrijf geldend is. Dit is verplicht sinds 1 januari 2020, de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB).
Daarnaast zijn alle primaire, secundaire & tertiaire voorwaarden die in de beschreven cao vermeld staan van toepassing. Een payrollmedewerker heeft bijvoorbeeld recht op hetzelfde aantal vakantiedagen, een fietsplan of een eventuele 13e maand.
Een payrollmedewerker heeft ook recht op dezelfde pensioenopbouw als die van vaste medewerkers.
Meer informatie?
De voordelen van
payrolling bij Payroll Select
VEELZIJDIGE ONDERSTEUNING
Uitbesteden van je HR-afdeling met behoud van je eigen bedrijfsnaam en identiteit. Tegelijkertijd realiseer je een kostenbesparing op HR en salarisadministratie. Heb je problemen met personele bezetting? Onze recruiters en jobmarketing bieden de oplossing.
MEER DAN 20 JAAR ERVARING
Wij zijn de grootste en meest ervaren payrollorganisatie van Nederland. Omdat wij de grootste zijn, kunnen wij groot inkopen en daardoor scherpe payrolltarieven bieden. Door onze jarenlange ervaring weet je zeker dat jouw personeelszaken goed geregeld zijn.
PERSOONLIJK CONTACT
Wij hechten veel waarde aan persoonlijk contact. Als klant van Payroll Select beschik je altijd over een eigen accountmanager die voor je klaarstaat wanneer je een vraag hebt. Door onze jarenlange ervaring weten wij als geen ander dat we veel onrust wegnemen door altijd goed bereikbaar te zijn en klaar te staan met gedegen advies.
EXPERTS MET MAATWERK ADVISERING
HR en payrolling zijn gebonden aan strikte wet- en regelgeving, evenals vaak complexe cao’s en pensioenregelingen. Het is wettelijk verplicht om hierin de juiste keuzes te maken, maar ook om slimme beslissingen te nemen die passen bij jouw organisatie.
Onze jarenlange ervaring als verloningsbedrijf maakt ons de ideale partner voor persoonlijk advies, afgestemd op de specifieke situatie van jouw bedrijf. Onze consultants zijn experts in zowel HR als verloning en voorzien je van een voorstel dat voldoet aan de laatste wet- en regelgeving.
GEAVANCEERDE AUTOMATISERING
Een groot voordeel van samenwerken met Payroll Select is onze geavanceerde automatisering. Via een gebruiksvriendelijke app met QR-code onboarding verminderen we de administratieve last aanzienlijk.
Ons systeem biedt maatwerk, zo kun je bijvoorbeeld bedrijfsspecifieke documenten toevoegen aan de onboarding.
Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)
Tot januari 2020 waren uitzenden en payrollen in juridische zin gelijk. Ze vielen tot die datum beide onder de wettelijke definitie van de ‘uitzendovereenkomst’. Daarom golden ook bij payrolling de flexibele regels van het uitzenden.
De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is op 1 januari 2020 ingetreden. Op dat moment zijn de regels rond arbeidscontracten en ontslag veranderd. Doel van de Wet arbeidsmarkt in balans: de kloof tussen vaste contracten en flexibele contracten kleiner maken.
Daardoor hebben payrollwerknemers meer zekerheid gekregen. Ook is het voor werkgevers nu aantrekkelijker om een vast contract aan te bieden.
Van payrolling is sprake als aan beide van de volgende twee criteria wordt voldaan.
- De payrollwerkgever heeft niet zelf vraag en aanbod bij elkaar gebracht, dit heet ook wel de allocatiefunctie. Zoals beschreven werf en selecteer jij zelf jouw medewerkers.
- De arbeidskracht mag alleen met toestemming van de inlener elders worden geplaatst, de zogeheten exclusiviteitsclausule. Een payrollorganisatie mag niet zonder jouw toestemming de payrollmedewerkers bij een ander bedrijf tewerkstellen. Er geldt een ‘exclusieve terbeschikkingstelling van de arbeidskracht aan de opdrachtgever’.
Laat je goed informeren
Payrollbedrijven en certificeringen
Als je zoekt naar een organisatie om een payrollconstructie mee aan te gaan, gaat je voorkeur natuurlijk uit naar een bedrijf die alles volgens de wet- en regelgeving geregeld heeft. Zorg dat je hier voorafgaand goed over geïnformeerd bent! Staat het niet op de website? Vraag er dan naar tijdens jullie kennismaking. Ga nooit in zee met een payrollbedrijf die de certificeringen niet op orde heeft!
Payroll Select bezit alle certificeringen
Al ruim 22 jaar is payroll select een betrouwbare payrollpartner. Je kunt bij ons terecht voor al je HR-vraagstukken! Hier zijn we immers in gespecialiseerd. Wij beschikken over alle certificeringen zoals, ABU lidmaatschap, NEN4400-1 certificering en SNA-keurmerk. Wij zijn transparant en bieden altijd hoge kwaliteit!
Conclusie: wat is payroll?
Hopelijk is na het lezen van dit artikel de vraag: “wat is payroll?”, beantwoord. Een payrollorganisatie neemt alle juridische verplichtingen van een ondernemer over.
Hierdoor weet je als ondernemer zeker dat alles volgens de regels geregeld is en kun jij je focussen op wat echt belangrijk is!
Meer informatie over payrollen? Lees hier alles over verlonen op payrollbasis. Liever samen een payrollconstructie op maat maken? Kom in contact met een van onze experts!
Meer weten over payrolling?
Persoonlijk advies
Uitzenden
Liever medewerkers laten verlonen op uitzendbasis? Op uitzendbasis mogen medewerkers tot 4 jaar flexibel voor jouw bedrijf werken en wij verzorgen de werving en selectie.